כשמדובר באירועי קייטרינג כשר למהדרין לאירועים קטנים , יש הרבה דרכים לעשות אותם מיוחדים. אתה יכול לבחור את המקום בקפידה ולבקש מהאורחים שלך להתלבש בלבוש רשמי אם זה מה שאתה רוצה. אתה יכול גם להרכיב תפריט מדהים עם אוכל טעים שכולם יזכרו במשך שנים לאחר מכן. אבל זה העניין: אף אחד מהדברים האלה לא משנה אם אתה לא מתכנן מראש.
- תכננו מראש
תכנון מראש חשוב כדי שהאירוע עם קייטרינג כשר למהדרין יהיה בלתי נשכח. אם תחכו לרגע האחרון, יש סיכוי טוב שתשכחו מחלק מהפרטים החשובים ביותר לאורחים שלכם. זה גם אומר שלא יהיה לך מספיק זמן לחסוך כסף או לחשוב כמה אנשים באמת יגיעו. אם אתם מתכוונים לתכנן אירוע, חשוב להתחיל מוקדם ולוודא שהכל תקין לפני שהאורחים שלכם מגיעים למקום היעד שלהם.
- נושא
נושא יכול לעזור לך ליצור תחושה מגובשת, מהאוכל ועד המוזיקה ועוד.
זו גם דרך מצוינת להיות יצירתי עם האירוע שלך! אתה יכול למצוא השראה בכל המדיה החברתית.
חשבו איזה מצב רוח או אווירה אתם רוצים שהאורחים יחוו באירוע שלכם: האם זה רשמי? כייפי? כולם כבר מכירים אחד את השני? אם הם לא מכירים אחד את השני אבל עוברים אימונים ביחד (לדוגמה), אז אולי נושא מהנה יהיה הכי טוב. עם זאת, אם המשתתפים רק הגיעו מהעבודה, אולי משהו רגוע יותר יעבוד טוב יותר.
- השלימו את רשימת האורחים
אחד ההיבטים החשובים ביותר בתכנון אירוע קייטרינג כשר למהדרין שלך הוא לוודא שיש לך את רשימת האורחים הנכונה. למרות שזה יכול להיות מפתה להזמין את כולם מפנקס הכתובות שלך, חשוב לשקול אילו אנשים באמת יהנו להשתתף במסיבה שלך.
שקול את השאלות האלה כשאתה מחליט מי יהיה ברשימת האורחים שלך:
מי החברים הכי קרובים שלי? אלו האנשים שיעזרו לי לחגוג את היום הגדול שלי ולחגוג איתי. הם צריכים גם לדעת על מגבלות תזונתיות שעלולות למנוע מהם לאכול את כל מה שמוגש.
מי הם בני משפחתי הקרובים ביותר? אלה האנשים שאני רוצה לצידי בתקופה המיוחדת הזו בחיי, אז בהחלט כדאי להזמין אותם להשתתף.
כמה אורחים עלי להזמין? זה תלוי בכמה מקום פנוי יש לך לישיבה והאם יהיו פעילויות אחרות באירוע (כמו מוזיקה חיה או משחקים). תמיד עדיף יותר מדי מאשר עט מדי!
- תהיו יצירתיים עם התפריט
כמו מסיבה טובה, לאירועי הקייטרינג הטובים ביותר יש נושא. אם אתם עורכים ארוחת צהריים בסגנון מזנון, חשבו מה האורחים שלכם ייהנו לאכול ונסו לכלול כמה שיותר אפשרויות שמתאימות לנושא. אם האירוע שלכם מתקיים בחווה או במקום חיצוני, שקול להחזיק תוצרת זמינה לאורחים לאיסוף ולקחת איתם הביתה.
אם אתם הולכים עם מתאבנים או מתאבנים שעברו במקום ארוחות בהגשה אישית, ודאו שיש מגוון רב כדי שכל אחד יוכל למצוא משהו שהוא אוהב (אפילו טבעונים). וודא שכל הפינוקים הטעימים האלה חמים מספיק; למרות שאוכל קר יכול להיות מרענן בימים חמים, אף אחד לא רוצה עוף לא מבושל באירוע קייטרינג כשר למהדרין שלו! תרצו גם מספיק אוכל לכל אורח שיופיע; אם למישהו יש אלרגיות או מגבלות תזונתיות אחרות (כמו צמחונות), זה הגיוני לא רק מנקודת מבט מעשית אלא גם כי זה פשוט גס רוח לא לטפל בהם על ידי מתן תחליפים מתאימים.
- קבעו את מצב הרוח עם מוזיקה ותאורה
מוזיקה ותאורה יכולים לתת את הטון לאירוע הקייטרינג שלך. המוזיקה צריכה להיות מתאימה לאירוע, בין אם היא אופטימית או שקטה ונינוחה יותר. תאורה צריכה להתאים גם לצרכים שלך – אולי תזדקק לאורות בהירים אם אתה עורך מסיבה בגינה חיצונית, אבל אולי תרצה לעמעם את הדברים בארוחת הערב כדי שהאורחים יוכלו ליהנות משיחה טובה על נרות. מוזיקה יכולה לעזור להפוך אירוע לבלתי נשכח; אם יש מוזיקה חיה, אפילו טוב יותר! התאורה הנכונה יכולה גם לשפר את הזיכרונות של ערב מסוים על ידי גורם לאנשים להרגיש בנוח או הוספת אלמנט נוסף לחוויה שלהם.
- שלבו פעילויות מהנות
יש תא צילום. ישנן מספר אפשרויות לכך, אך מה שלא תבחר, זה יהפוך את האירוע שלך לבלתי נשכח ומהנה.
לשכור קוסם. זה לא חייב להיות אחד יקר; אפילו ילדים יכולים ליהנות מהקסם של בלונים וכובעים!
יש בר קינוחים עם קינוחים מיוחדים ממאפיות מקומיות בעיר המשתמשות במרכיבים טריים כמו פירות או אגוזים (חשבו על תותים מכוסים בשוקולד!). אתה יכול גם לנסות ברי ג'לאטו שבהם האורחים יכולים לבחור את הטעם שלהם של גלידה סורבה – זה בהחלט משמח את הקהל! או שקול להכין שולחן קינוחים משלך על ידי אפיית כמה קאפקייקס בעצמך לפני הגשתם במסיבה במקום לקנות אותם מוכנים מראש בחנות – תחסוך כסף מבלי להקריב זמן! הדבר היחיד שחסר כאן יהיה ציפוי קצפת אבל אני בטוח שתוכל לעקוף את זה באמצעות תוספות אחרות כמו סירופ שוקולד במקום
- הפוך את זה לאישי
ערבבו את האורחים שלכם בתהליך התכנון. זה יכול לגרום להם להרגיש מיוחדים, ויש סיכוי גבוה יותר שהם יתלהבו מההשתתפות. לדוגמה, בקשו מהאורחים שלכם הצעות לאוכל או שתייה שהם ירצו באירוע (או אפילו תפריט שלם).
הוסף נגיעות מותאמות אישית לאירוע כגון תמונות שלך ושל האורחים שלך, או כלול פריטים מותאמים אישית בתפריט (למשל, "המייק").
כלול הודעה אישית בהזמנה שלך כדי שהמשתתפים ידעו כמה מאמץ אתה משקיע בתכנון האירוע הזה במיוחד עבורם! הקפד לכלול פרטים כגון כתובתך ומספר הטלפון שלך למקרה שמישהו צריך מידע נוסף לפני שמגיעים – ואל תשכח להגיב כדי שתדע מי מגיע!
- שלחו את האורחים הביתה עם מתנה
מתנה היא משהו קטן שאתה נותן לאורחים כאות הוקרה על ההשתתפות באירוע שלך. זה יכול להיות מזכרת לאירוע, קופון או הנחה ו/או הצעה ליחס מיוחד בעתיד. ההטבות ישתנו בהתאם לסוג האירוע שאתה מארח. לדוגמה:
הטבות המשמשות גם ככרטיסי גיפט כארד נחמדות במיוחד אם יש מספר שולחנות מעורבים שכן הם יעזרו לאורחים לזכור היכן עליהם לשבת במהלך שירות ארוחת הערב כאשר כולם מתחילים להתערבב לאורך שעת הקוקטייל לפני שהיא מתחילה בשעה 19:00
- צלם את האירוע
אם אתה רוצה לזכור את היום המיוחד שלך, הקפד לתעד אותו! צלם תמונות וסרטונים של כל הכיף. ואל תשכח לשתף אותם עם האורחים שלך ברשתות החברתיות כדי שגם הם יוכלו לחיות מחדש את הקסם. אם אתה רוצה להיות מפואר במיוחד, פרסם אותם בפוסט בבלוג או צור כרטיס יום נישואים לאורחים שלך. אתה יכול גם להשתמש בתמונות אלה כחלק מהזמנה לאירוע הקייטרינג הבא שלך!
- מעקב אחר האורחים:
בזמן שאתם עסוקים בתכנון האירוע הבא שלכם, קל לשכוח מהקיים וכמה זמן, מאמץ וכסף הושקעו בהצלחתו. אבל אתה יכול להבטיח שחברת קייטרינג כשר למהדרין שלך תהיה על הרדאר שלך לאירועים עתידיים על ידי מעקב אחר האורחים לאחר שהם עוזבים.
תן להם לדעת איזו עבודה נהדרת הם עשו על ידי שליחת אימייל או פתק בכתב יד המודה להם על ההשתתפות. בקשו משוב על איך התנהל האירוע וכן מה היה אפשר לעשות אחרת (אם בכלל). שאלו אם הם ימליצו על קייטרינג זה לחברים או לבני משפחה שלהם שעשויים להזדקק לשירותי קייטרינג בעתיד; זה יספק תובנות חשובות לגבי תחומים שבהם אולי תרצה לשפר כדי להגביר את שביעות רצון הלקוחות בפעם הבאה!
בנוסף, עקוב אחר ספקים כגון חנויות פרחים וחברות השכרה כדי שכל המעורבים ידעו כמה אנשים נהנו באירוע שלך!
קרדיט: צוות קייטרינג גורמה פריים גלאט